Un estudio reciente de EY sobre desafíos empresariales en Latinoamérica encontró algo que, la verdad, no sorprende a quien trabaja de cerca con empresas peruanas: el 34% de los ejecutivos identifica la transformación digital como uno de sus principales desafíos estratégicos para este año.
Y bueno, casi siempre ese desafío empieza en el mismo lugar: una empresa que creció más rápido que sus hojas de cálculo.
Excel no es el problema. Es una herramienta excelente para lo que fue pensada: análisis puntuales, cálculos rápidos, reportes específicos. El problema aparece cuando se convierte en el sistema completo de una empresa que ya dejó de ser pequeña.
1. Nadie sabe cuál es la versión «buena» del archivo
Ventas tiene una copia. Administración tiene otra. Alguien mandó una actualización por correo la semana pasada, pero no todos la abrieron. Cuando llega el momento de decidir algo importante, la primera pregunta no es qué dice el archivo es cuál de todos los archivos es el correcto.
2. Armar un reporte te quita más tiempo del que debería
Si sacar un número que debería estar disponible en segundos te toma horas —o le toma horas a alguien de tu equipo, copiando y ordenando información de varias hojas— ese tiempo no se recupera. Se pierde, cada vez que alguien necesita ese mismo reporte
3. La misma información se escribe dos o tres veces
Un dato que entra por ventas, se vuelve a escribir en el archivo de finanzas, y quizás otra vez en el de inventario. Cada vez que se copia a mano, hay una oportunidad más para que algo quede mal escrito o desactualizado.
4. Decides con datos de ayer, no de hoy
Cuando la información vive en archivos que alguien actualiza cada cierto tiempo, las decisiones se toman con un retraso que muchas veces nadie nota hasta que ya generó un problema: una compra que no debía hacerse, un stock que ya no era el que decía el archivo.3. La misma información se escribe dos o tres veces
5. Cada vez que creces, agregas otra hoja de cálculo
Un cliente nuevo, un producto nuevo, una sede nueva y la respuesta siempre es la misma: una hoja más. En algún punto, seguir creciendo así ya no ordena nada. Solo multiplica el mismo problema.
No se trata de eliminar Excel
Excel sigue siendo útil para análisis puntuales y reportes específicos. La diferencia está en dejar de usarlo como el sistema completo de la operación. Cuando la información de las distintas áreas se centraliza en un sistema propio, no desaparece Excel desaparece la necesidad de que cargue con algo para lo que nunca fue pensado.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si mi empresa ya necesita dejar de depender solo de Excel?
Si identificas dos o más de las señales anteriores en tu operación diaria, es una señal clara de que vale la pena revisarlo.
¿Esto significa que tengo que dejar de usar Excel por completo?
No. Excel sigue siendo útil para análisis puntuales. La idea es que deje de ser el sistema donde vive toda tu operación.
¿Qué tan grande tiene que ser mi empresa para necesitar un sistema propio?
No es una cuestión de tamaño, sino de cuántas áreas, procesos o personas dependen hoy de información dispersa en archivos distintos.
¿Cuánto tiempo toma pasar de Excel a un sistema propio?
Depende de cuántos procesos se centralizan. Por eso conviene evaluar el caso puntual antes de estimar plazos.
Si te identificaste con dos o más de estas señales, hablemos de tu caso.